Organiser un évènement dans un lieu d’exception

Patrimoine is always a good idea. Imaginer un bel évènement dans un lieu remarquable qu’est notre patrimoine peut créer la surprise. Cela restera sans aucun doute gravé dans l’esprit de vos collaborateurs, de vos clients, de vos employés… Vous avez donc une superbe occasion de vous démarquer ! Mais y a-t-il des conseils à suivre pour organiser un évènement professionnel de qualité dans un lieu d’exception ? Quels sont les choses indispensable pour ne pas se louper ? Je vous en dis plus dans cet article !

Définir l’objectif de votre événement

Ça y est, la décision est prise, vous souhaitez organiser un bel événement au sein de votre entreprise. Félicitations, je suis certaine que vous saurez mettre les petits plats dans les grands pour rendre ce moment inoubliable ! Sachez qu’au delà d’un simple évènement, il s’agira également d’un coup de communication indéniable pour votre structure. Alors pensez à bien définir vos objectifs. Choisissez en un et travailler dessus ! Souhaitez-vous fédérer vos équipes en interne ? Faire rayonner l’expertise de votre entreprise ? Vous démarquer de vos concurrents et toucher un nouveau public ? Réfléchir à cela vous aiguillera rapidement vers le type d’évènements à organiser, vers les activités à proposer ou encore vers quels prestataires vous tourner.

Quel événement organiser au sein du patrimoine ?

Voici une liste non exhaustive d’évènements que vous pouvez organiser dans des lieux historiques d’exception.

  • Une soirée de lancement d’un nouveau projet de grand ampleur
  • L’anniversaire de votre entreprise : on n’a pas tous les jours 5 – 10 – 15 ans d’expertise à fêter !
  • Un séminaire avec vos collaborateurs
  • Un weekend détente en teambuilding
  • Une soirée de remise de prix
  • Une journée « portes ouvertes » pour décrocher de nouveaux clients
  • Une journée de conférences
  • Célébrer la carrière d’un collaborateur avec son départ à la retraite
  • Une exposition

Bien sûr, chaque type d’événements amènera son lot de spécificité quant à l’organisation et au déroulé de la journée ou du weekend. Vous ne ferez sans doute pas appel aux mêmes prestataires pour une journée teambuilding entre collègues ou pour un séminaire. Une fois que vous aurez mis le doigt sur le type d’évènement professionnel que vous allez organisez, vous allez pouvoir dérouler l’organisation de celui-ci.

Pourquoi investir un lieu d’exception ?

Comme je le disais en introduction : pour organiser un évènement, patrimoine is always a good idea. Un château, un musée, un domaine… Un lieu de réception aux qualités architecturales remarquables transportera vos invités dans un univers privilégié. Privatiser et investir un lieu historique pour un évènement est aussi un vrai parti pris qui renforcera votre image de marque. Si l’authenticité, le raffinement, la rigueur ou encore le luxe font partie de valeurs d’entreprise que vous souhaitez véhiculer, le patrimoine est LA solution ! Quoi de plus élégant que de donner une conférence dans un cadre historique prestigieux ? Vous devez offrir à vos invités une expérience dont ils se souviendront.

De nombreux lieux surprenants sont susceptibles de vous accueillir : abbayes, châteaux, hôtels particuliers. Parfois même les musées possèdent des espaces qu’ils louent pour des entreprises, comme le Petit Palais de Paris par exemple. En fait, en optant pour un lieu patrimonial, vous n’avez que l’embarras du choix. Encore faut-il vérifier que le lieu prestigieux en question réponde à tous vos critères. Certains points sont importants à vérifier : la surface des espaces proposés à la location, les services de restauration présents, la possibilité d’hébergement ou non… Au niveau géographique, votre choix est-il facile d’accès ? Est-ce un lieu avec mobilier, sono et vestiaire inclus, ou un superbe cadre mais de style « coquille vide » ? Certains lieux culturels possèdent une salle de conférence, d’autres se prêtent mieux à de fastueuses réceptions.Tous les budgets existent, tous les styles d’édifices. Il suffit de trouver exactement LE lieu patrimonial qui correspond aux valeurs de votre évènement. Quel est le public-cible de votre réception ? Quel est le message que vous souhaitez partager à vos convives ?

Quoi qu’il en soit, organiser un évènement professionnel au sein d’un monument vous permettra d’être un véritable acteur du patrimoine. Car vous contribuez ainsi à sa pérennité et à sa sauvegarde. D’une part le lieu fera davantage connaître votre business, et d’autre part vous participerez par là à l’entretien et au rayonnement de l’édifice ; avec un tel évènement, pas de perdant !

Illustration Patrimoine organiser évènement B2B

L’accompagnement par une entreprise spécialisée peut être un vrai coup de pouce dans l’organisation d’un évènement B2B. Si vous êtes en manque d’inspiration ou ne savez pas quel lieu choisir, pensez à Loc’Hall ! Leur équipe saura vous dénicher un lieu patrimonial qui corresponde exactement à vos attentes et à l’image de marque que vous souhaitez renvoyer. Leur but est d’aider à « Créer l’enchantement et donner du sens à son événement » : tout est dit.

Rendre l’expérience inoubliable

Bien sûr, on pourrait penser que s’installer quelques heures dans un lieu exceptionnel fait « tout ». Mais non, vous vous doutez bien que d’autres efforts seront nécessaires pour rendre l’expérience inoubliable. Voici quelques points sur lesquels je vous conseille de ne pas faire l’impasse.

  • Photographe et vidéaste, pour garder de jolis souvenirs de cet événement et pouvoir également communiquer dessus sur les réseaux sociaux de manière qualitative. Quitte à mettre de l’énergie dans une action, autant pouvoir la valoriser par la suite !
  • Un traiteur : rien de pire que d’avoir des invités dont les estomacs crient famine !
  • Des cadeaux pour vos invités : pensez à des carnets par exemple si vous organisez un séminaire (et pourquoi pas avec l’illustration de la façade du lieu sur la couverture !) des tote-bags avec le « kit de survie » de la journée teambuilding (idem, floqué avec le nom de l’entreprise et l’illustration du lieu)
  • Les remerciements : à ne pas oublier pour rester encore plus longtemps dans la mémoire de vos clients / invités ! Là encore, si vous souhaitez jouer la carte de l’illustration du lieu, n’hésitez pas à me contacter.

J’espère que cet article vous aura aider à définir davantage les contours de l’évènement professionnel que vous souhaitez mettre en place au sein du patrimoine. Peut-être d’ailleurs que cela vous a donné envie d’en organiser un, tout simplement ?

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